マイナンバー制度、ご存じですか？-5

民間企業にとって、いくつかの重要なポイントが決定しています。

まず、番号はいつから集めてよいのかです。

事業者による個人番号の事前収集について

Ｑ．税や社会保険の手続きに関して個人番号関係事務実施者となる事業者は、平成28年１月（個人番号の利用開始）以前に、従業員などから個人番号を収集することは可能ですか。

Ａ．個人番号の通知を受けている本人から、平成28年１月（予定）から始まる個人番号関係事務のために、あらかじめ個人番号を収集することは可能です。

ポイント１
番号法第19条第3号において、本人から個人番号関係事務実施者に対して当該本人の個人番号を含む特定個人情報を提供することが認められています。（あくまでも、本人からです）
住民への個人番号の通知が始まるのは、平成27年10月（予定）ですから、その後、会社が従業員に説明を行い、個人番号を「提供して欲しい」と伝えることはできます。
また、実際には平成28年1月から個人番号は運用される分けですから、個人番号関係事務の準備のために従業員の個人番号を収集、整理、保管し特定個人情報ファイルを作らなければならないのです。

従業員に対する説明としては、何の目的で収集するか、どうやって安全に（漏洩のないように）管理するか、誰が管理するのか、会社を辞めた場合にはどうなるのか、等を説明する必要があります。

ポイント2
また、収集する際には、本人確認も必要です。長年勤務している従業員に対しては、ある意味ばかばかしいところもありますが、これは仕方がありません。本人確認を行ったことを記録する必要があるでしょう。

　免許証やパスポートがない場合は、どうなるのか。その場合、住民票や健康保険証など二つ以上の書類を元に本人確認を行うようです。家出をしたり、姿をくらませたりしてきた人はどうなるのでしょう？

　今のところ、そのような特殊事例に対する解答はありません。